برنامه ریزی و مدیریت زمان ، مدل مدیریت زمان جامع

شاید این داستان را شنیده باشید. روزی استادی به سر کلاس درس رفت یک لیوان خالی را به دانشجویان خود نشان داد. سپس چند عدد سنگ در این لیوان انداخت تا اینکه دیگر جایی برای انداختن سنگ جدید در آن نبود. سپس از دانشجویان خود پرسید که آیا لیوان پر شده است. همه پاسخ دادند بله. اما او ادامه داد و مقداری شن در لیوان ریخت تا فضاهای خالی میان سنگ ها را پر کنند. سپس مجدداً از آنها پرسید که آیا لیوان پر شده است. همه مجدداً پاسخ مثبت دادند. سپس داخل لیوان را به آرامی با مقداری آب پر کرد تا اینکه لیوان کاملاً پر شد و مقداری آب از آن به بیرون ریخت. این استاد رو به دانشجویان کرد و گفت اگر ابتدا این لیوان را با شنها و سنگهای کوچک پر می¬کردم دیگر جایی برای سنگهای بزرگتر نمی¬ماند و در نهایت باز هم میان آنها فضای خالی وجود داشت.

برای مدیریت زمان نیز ما باید به همین صورت عمل کنیم. ابتدا باید با مهمترین کارهای شروع کنیم. البته این مهمترین کارها الزاماً ضروریترین کارها نیستند. این مهمترین کارها می توانند برنامه هایی چند ساله باشند که هر روز مقداری از کار آنها را انجام می دهید. سپس به همین ترتیب وارد کارهای خرد تر و ضروری تر می شوید.
در اینجا روش برنامه ریزی زمانی که برای شما دوستان پیشنهاد می دهم شامل چند بخش است. من نام این روش را مدل جامع مدیریت زمان گذاشتم. این روش رفت و برگشتی است، به این ترتیب که ابتدا از بالا به پایین نگاه می کنید و سپس از پایین به بالا. ابتدا کارهای مرتبط با اهداف بلند مدت و میان مدت خود را مشخص می کنید و سپس برای کارهای اهداف کوتاه مدت و یا کارهای ضروری. ابتدا به کلیت نگاه می کنید و بعد وارد جزئیات می شوید. این روش هشت مرحله دارد که به صورت زیر برایتان توضیح می¬دهم.

۱- ابتدا حوزه های زندگی خود را مشخص کنید.

حوز های زندگی خود را مشخص کرده و زمانی که فکر می کنید برای هر کدام از این حوزه های مناسب است را به آنها اختصاص دهید.
به عنوان مثال بین ۳۰ تا ۳۵ درصد از وقت را برای کار خود در نظر بگیرید. بین ۳۰ تا ۳۵ درصد از وقت روزانه خود را برای استراحت، تغذیه و نظافت، بین پنج تا ده درصد از آن را برای عبادت، تفکر، مطالعه و یادگیری مداوم، تا ده تا بیست درصد را برای خانواده، تفریح، ارتباط با دوستان، کمک به دیگران، ورزش و… اختصاص دهید. پنج تا ده درصد را نیز برای رفت و آمد، کارهای غیر منتظره و غیره در نظر گیرید. این اعداد صرفاً به صورت مثال هستند و برای هر شخص با توجه به شرایط فردی تغییر می کند.

۲- به اهداف خود نگاه کنید.

همانطور که در قسمت هدف باهم مرور کردیم، اهداف شما به سه دسته اهداف بلند مدت پنج تا ده سال، میان مدت یک تا پنج سال و کوتاه مدت کمتر از یک سال تقسیم می شوند. متناظر با هر کدام از این اهداف، برنامه ای برای دستیابی به آنها را در نظر بگیرید. زمان مورد نیاز هر کدام از این برنامه ها به اهداف شما بستگی دارد. برخی از این برنامه ها از همین امروز آغاز شده و همیشه ادامه دارند، برخی دیگر در زمان مشخصی آغاز می شوند و در زمان مشخص دیگری پایان می یابند.
حال می توانید با توجه به اهدافی که دارید برای زمان خود بودجه بندی کنید.

به این صورت که بین بیست تا چهل درصد زمان مفید و فعال خود را برای انجام کارها و برنامه های مربوط به دستیابی اهداف میان مدت و بلند مدت خود اختصاص دهید. این کارها در خانه شماره دو ماتریس مدیریت زمان کاوی و یا گروه بیست درصد در اصل پارتو قرار می گیرند.

بین سی تا چهل درصد زمان فعال خود را به انجام کارهایی برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت در نظر بگیرید.

بین بیست تا چهل درصد را برای انجام کارهای روزمره، کارهای مهم و ضروری یا غیر مهم و ضروری، وقت های استراحت در میان کارها و یا احتمال مسائل پیش بینی نشده در نظر بگیرید.
البته این درصدها نیز پیشنهادی هستند و با توجه به شرایط کاری شما قابل تغییر می باشند، اما بهتر اینست که تغییراتی که اعمال می کنید خیلی متفاوت با این درصدها نباشد. مثلاً این طور نباشد که بخواهید سهم کارهای خانه دو ماتریس کاوی را به کمتر از پنج درصد برسانید.

۳- فهرست فعالیتهای روزمره خود را تهیه کنید.

در دو مرحله قبل نگاه از بال به پایین و کل به جز بود. در این مرحله نگاه از پایین به بالا و از جز به کل است. فهرست فعالیتهای روزمره شامل مواردی است که تا به امروز به طور عادی انجام می دادید، همچنین فعالیتهای جدیدی که برای دستیابی به اهدافتان نیاز دارید از این به بعد انجام دهید نیز در آن آورده می شود. به این فهرست نگاه کنید. تمامی کارهایی که در راستای دستیابی به اهداف شما مفید نیستند و نتایج مثبت در پی ندارند را از این فهرست حذف کنید.

۴- با توجه به اهمیت اولویت بندی کنید.

حالا موارد باقی مانده را به نسبت اهمیت و ضرورت و هدفی که به آنها مربوط است اولویت بندی کنید و برای هر کدام بودجه زمانی مشخص کنید. توجه داشته باشید که این اولویت بندی بیشتر بر اساس اهمیت کارها باشد تا بر اساس ضرورت آنها. بدین صورت که برای کارهای خود سه اولویت الف، ب و پ در نظر بگیرید. اولویت الف را به کارهای مهم و غیر ضروری اختصاص دهید(خانه شماره دو ماتریس)، اولیت ب و پ را نیز با توجه به درجه اهمیت و ضرورت به کارهای مهم و ضروری(خانه شاره یک).
همچنین توجه داشته باشید که این اولویت بندی ترتیب اهمیت کارها را مشخص می کند و نه ترتیب اجرای کارها در برنامه روزانه. تا این مرحله شما تمامی کارهای خود را مشخص کردید و حالا می دانید سنگهای بزرگ، سنگهای کوچک و شن ها کدامند.

۵- برنامه ریزی کنید.

حالا که حوزه های زندگی و کاری تعیین شد، رابطه اهداف و برنامه های کاری مشخص شد و تمامی فعالیتهای لازم برای دستیابی به این اهداف مشخص و اولویت بندی شد شروع به برنامه ریزی کنید. ابتدا سنگهای بزرگ و سپس سنگ-های کوچک تر و بعد از آن شنها را لحاظ کنید.
فرض کنید با توجه به قانون سه فعالیت و با توجه به اهدافی که دارید، مشخص می شود که سه فعالیت اساسی که هر روز باید انجام دهید عبارت باشند از یک ساعت و نیم مطالعه در ارتباط با فعالیت کاریتان، یک ساعت یادگیری یک زبان خارجی، یک ساعت تفکر در ارتباط با نوآوری و بازاریابی دائم شرکت (جدای از کارهای روزمره آن). این موارد کارهای الف شما خواهند بود. بنابراین از همین حالا و به صورت دائم هر روزه سه ساعت و نیم از زمانتان را برای این سه فعالیت اختصاص می دهید. سپس نوبت به فعالیتهای اولویت ب و پ می رسد.
توجه داشته باشید که برنامه شما حتماً باید مکتوب باشد.

۶- بازه های مختلف زمانی را در نظر بگیرید.

صرفاً نباید به صورت روزانه و برای همان روز برنامه ریزی کنید. بلکه وقتی از کل به جز نگاه می کنید، فعالیتهای منظم سالانه، فصلی، ماهانه و هفتگی نیز مشخص هستند. شما باید این فعالیتها را نیز در برنامه خود لحاظ کنید.

بازه زمانی سالیانه:

در ابتدای هر سال برنامه های قابل پیش بینی برای سال را بنوسید. مثلاً با توجه به اهدافتان و نکاتی که برای افزایش عملکرد آموخته اید، می دانید که مسافرت و تفریح یک کار مهم ولی غیر ضروری است که باید دائم با آن توجه شود. با این وجود شاید شما بخواهید به طور منظم در هر فصل یک هفته را برای سفر و استراحت در نظر بگیرد. این زمانهای را در ابتدای سال مشخص کرده و بر دفترچه خود یادداشت کنید.

بازه زمانی فصلی:

در مرحله بعدی برنامه های فصلی خود را مشخص کنید. به عنوان مثال در ابتدای تابستان یکی از اهداف شما برای پایان تابستان این است که برای گسترش فعالیتهای خود سایت اینترنتی شرکتتان را به سطح مشخصی ارتقاء دهید. برای دستیابی به این هدف میزان مشخصی زمان نیاز است که آن را نیز در دفترچه برنامه ریزی زمان خود مشخص می کنید.

بازه زمانی ماهیانه و هفتگی:

در مرحله بعدی در ابتدای هر ماه با توجه به اهداف ماهیانه و زمانهای باقی مانده، برنامه های مشخص ماهیانه را در روزهای مشخص جا نمایی کنید و این کار را به صورت هفتگی نیز انجام دهید.

بازه زمانی روزانه:

به مقطع زمانی روزانه می رسیم. تا این مرحله شما برنامه های مقاطع زمانی بالاتر را می دانید، برنامههای روزانه تکراری و اولویت الف خود را نیز میدانید. حال می توانید با توجه به وقتهای خالی باقی مانده در روز و برنامه هایی که پیش رو دارید، آنها را با کارهای اولویت ب و پ، یا کارهای مهم و ضروری یا کارهای غیر مهم و ضروری پر نمائید.
پس از گذشتن از تمامی مراحل بالا، شما به یک برنامه  روزانه می رسید که چند ویژگی اساسی دارد. این ویژگیهای عبارتند از:

•   این برنامه تک بعدی نیست و تمامی حوزه های زندگی را شامل می شود.
•   این برنامه نه صرفاً کوتاه مدت است و نه صرفاً بلند مدت، بلکه با نگاه به دور اقدامات کوچک روزانه را تنظیم کرده است و در نتیجه تا حداکثر ممکن از انجام کارهای پراکنده جلوگیری می کند.
•   این برنامه در حینی که بهره وری روزانه شما را به حداکثر ممکن می رساند، ضامن موفقیت میان مدت و بلند مدت شماست.
•   برنامه ای که با این روش بدست می آید بسیار واقع بینانه- و به دور از ایده آل گرایی، جوزدگی و …- است و امکان اینکه نتوان به آن عمل کرد بسیار پایین می باشد.
•   به علت در نظر گرفتن حداکثری عوامل گوناگون، حتی عوامل غیر قابل پیش  بینی، این برنامه منعطف است و بنابراین تا حد بسیار زیادی قابلیت تحقق و اجرایی شدن دارد.

۷- اجرا کنید.

تا حرکتی صورت نگیرد اتفاقی نمی افتد. تمامی این مراحل را پشت سر گذاشتید و به برنامه رسیدید، اما تا آنرا عملیاتی نکنید برای شما نتیجه ای به ارمغان نمی آورد. پس از آنکه صفحه روزانه شما با کارهای مشخص شده از مراحل بالا پر شد نوبت به اجرای آن می رسد. اما اجرا با چه ترتیب زمانی؟
همانطور که در بالا نیز گفته شد، در این روش برنامه ریزی زمان کارهای شما بیشتر بر اساس اهمیت اولویت بندی تا بر اساس ضرورت. در این مرحله شما روزانه و متناسب با ضرورت اجرایی هر کار، ترتیب انجام آنها را تعیین می کنید.
به عنوان مثال در مرحله پنج، سه فعالیت اصلی با اولویت الف مشخص شد که عبارت بودند از یک ساعت و نیم مطالعه در ارتباط با فعالیت کاریتان، یک ساعت یادگیری یک زبان خارجی، یک ساعت تفکر در ارتباط با نوآوری و بازاریابی دائم شرکت که مجموعاً سه ساعت و نیم از زمان روزانه ما را به خود اختصاص می دهند. ممکن است شما بگویید من طبق عادت این کارها را در زمان مشخص اول روز، یا آخر شب انجام می دهم. یا اینکه حتی بسته به سایر برنامه های هر روز، زمان انجام هر یک از این سه کار را تغییر دهید. مثلاً در این هفته مطالعه را به اول روز و یادگیری زبان را به آخر شب بیاندازید در حالی که این ترتیب زمانی می تواند برای هفته آینده تغییر کند. نکته مهم اینست که در پایان روز، شما سه ساعت نیمی که برای این سه فعالیت اساسی اختصاص یافته بود را برای آنها صرف کرده باشید.

۸- ارزیابی کنید.

هیچ برنامه ای و هیچ اجرایی بدون اشکال نیست. در پایان روز بررسی کنید که به چند درصد از کارهایی را که برای خود مشخص کرده اید، توانسته اید جامه عمل بپوشانید؟ آیا امروز بهترین استفاده را از زمانتان داشته اید؟ این کارها چقدر برای شما لذت بخش و رضایت بخش بوده  است؟ آیا انجام این کارها به این ترتیب و با این میزان زمان اختصاص یافته قادر است شما را در زمان مشخص به اهدافتان برساند؟ با پاسخ به این سوالات می توانید ایرادات برنامه خود را شناسایی کرده و اصلاحشان کنید. برای موفقیت و حداکثر بهره وری، ارزیابی برنامه ها و کارهای انجام شده و یک وظیفه همیشگی و دائمی است.
به این ترتیب شما می توانید و باید برنامه زمانی خود را ارزیابی کنید. بایستی که این کار در پایان هر روز برای برنامه روزانه، در پایان هر هفته برای کل برنامه های هفته، در پایان ماه، در پایان فصل و در پایان سال انجام شود.
در این مدل ۶ مرحله اول برنامه ریزی زمان را تشکیل می دهند، اما اضافه شدن مرحله هفتم -اجرا- و مرحله هشتم –ارزیابی- این مدل برنامه ریزی را تبدیل به مدل مدیریت زمان جامع می کند.

این مدل، مدلی هست که خود من برای برنامه ریزی و مدیریت زمان از آن استفاده می کنم و بسته به تجربه و ترکیب مدلها و پیشنهادهای گوناگون آن را بدست آورده ام. امیدوارم که شما هم از آن استفاده کنید و  رضایت داشته باشید

علی خادم الرضا