اصل پاره تو ، اصل بنیادین در مدیریت زمان

در سال ۱۸۹۵ یک اقتصاددان ایتالیایی به نام آقای ویلفردو پاره­ تو[۱] به یافته زیبایی رسید. او مشاهده نموده که ۲۰ درصد از افراد جامعه بسیار موفق بودند و ۸۰ درصد دارایی، ثروت و قدرت کشور را در اختیار داشتند و مابقی ۸۰ درصد افراد جامعه روی هم رفته ۲۰ درصد ثروت و دارایی جامعه را صاحب بودند. پاره تو گروه اول را اقلیت مهم و گروه دوم را اکثریت غیر مهم نامید. گروه اول موتور مولد و محرک جامعه بودند و گروه دوم دنباله روان آنها. رفته رفته این اصل جای خود را در مدیریت و مدیریت زمان نیز باز کرد.

تعریف این اصل در مدیریت زمان به این صورت است که ۲۰ درصد کارهایی که انجام می­دهیم برای ما ۸۰ درصد نتیجه به همراه می ­آورند و مابقی ۸۰ درصد کارهایی که انجام می­دهیم تنها ۲۰ درصد نتیجه را حاصل می­کنند.

به عنوان مثال اگر بنا باشد که شما در طول روز ده کار را انجام دهید، دو تا از این کارها بسیار مهم و اساسی هستند و بیشترین نتیجه مورد نیاز فعالیتهای روزانه شما را تأمین می­کنند (۸۰ درصد نتایج) و مابقی کارهایی هستند که با وجود وقت­گیر بودن نتایج بسیار کمی را حاصل می­کنند (۲۰ درصد نتایج).

کلید طلایی این اصل در این است که ۲۰% را شناسایی کرده و روی آن تمرکز کنیم و از ۸۰% باقیمانده صرف نظر و یا کاملاً پاک نماییم.

متأسفانه اکثر مردم روز خود را با انجام کارهایی شروع می کنند که آسانتر به نظر می­رسد. اینها همان کارهای اکثریت غیر مهم هستند. بنابراین این افراد تمامی روز را کار می­کنند اما در پایان روز مهمترین کارها و نتایج همچنان باقی مانده و روی هم تلنبار می­شوند و این داستان هر روز ادامه دارد.

شما نباید در این چرخه گرفتار شوید. بدین ترتیب بهترین کار برای مدیریت زمان اثربخش شناسایی و تمرکز روی کارهایی است که در گروه ۲۰ درصدی قرار می­گیرند تا بتوانید با انجام مهمترین کارها و هزینه کمتر از منابع، بیشترین دستاورد را بدست آورید.

مشابه این موضوع درباره زمان مصرف شده، در جهت تحصیل نتایج به دست آمده نیز صدق می نماید. به منفعت به کارگیری اصل پارتو در مدیریت زمان، کسب وکار وزندگی شخصی خود فکر بی اندیشید.

کدام یک از این موارد در کسب وکار شما اتفاق افتاده است؟

1. ۸۰% کسب وکار شما را ۲۰% از مشتریانتان تشکیل می دهند.
2. ۲۰% از محصولات یا خدمات شما، ۸۰% از سود شمارا رقم می زنند.
3. ۸۰% از شکایات مشتریان شما ناشی از ۲۰% علل عمده شکایات، نشأت میگید.
4. ۲۰% از تلاش و زمان شما، ۸۰% نتایج مورد انتظار شمارا ایجاد می نماید.
5. ۸۰% علت نزول بهره وری کسب وکار شما، ناشی از ۲۰% دلایل ایجاد آن است.
6. ۲۰% کارکنان سازمان شما مسئول ۸۰% از خروجی ها و نتایج کار سازمان شما هستند.
7. ۸۰% ارزش کسب وکار شما حاصل ۲۰% از مراحل کار شما است.

آیا تا به حال به این موضوع اندشیده اید که چطور می توانید با استفاده از اصل پارتو، کسب و کار و زندگی خود را منقلب کنید؟

تمرین:

1. فهرست تمامی کارهایی را که به صورت تکراری هر روز انجام می­ دهید تهیه کنید.
2. ببینید که چند درصد کارهایی که انجام می ­دهید در گروه اقلیت مهم قرار می­گیرد.
3. طوری برنامه­ ریزی نمایید که بتوانید زمان بیشتری را به کارهای گروه اقلیت مهم اختصاص دهید.
4. قبل از شروع هر کاری از خودتان بپرسید که آیا این کار جز ۲۰ درصد بالاست تا ۸۰ درصد پایین؟
5. در مقابل این وسوسه که اول کارهای کوچک را سر و سامان دهید مقاومت کنید.
6. روز خود را با انجام مهمترین کارها آغاز کنید. نترسید، آغاز کنید. توانایی انجامش به  دنبال آن می ­آید.

علی خادم الرضا

[۱] – Vilfredo Pareto